Le service paie est stratégique au sein d’une entreprise, peu importe sa taille. C’est d’autant plus vrai pour les TPE-PME, et il n’est pas toujours simple de trouver le prestataire de paie quand on souhaite externaliser la mission. Faire le bon choix revient à trouver celui qui conviendra à votre structure et à vos besoins. Cette étape peut s’avérer délicate, mais cruciale du point de vue juridique et comptable. Pour cette raison, il est important de prendre son temps et d’être méthodique. Pour commencer, vous devrez trouver un prestataire de paie qui réponde à vos besoins, qui soit en mesure de sécuriser vos données, dont l’antériorité n’est pas discutable, qui vous propose un système compatible avec le vôtre et avec qui la communication est fluide. Dans cet article, Altipaie vous détaille les 5 critères pour bien choisir son prestataire de paie.
Qu’est-ce qu’un prestataire de paie ?
Avant toute chose, il s’agit de bien comprendre ce qu’est un prestataire de paie, les services qu’il propose et les avantages d’externaliser la mission.
Il s’agit d’une société externe, comme Altipaie, qui :
- Se charge de calculer les cotisations sociales.
- De respecter la réglementation en vigueur.
- D’effectuer les déclarations à l’administration fiscale.
- De collecter les données à partir des fichiers informatiques.
- Peut également s’assurer que les employés recevront les bonnes indemnités et avantages sociaux qui leur sont dus.
Les entreprises font donc appel à nos services lorsqu’elles souhaitent déléguer la prestation, souvent parce qu’elles n’ont ni les ressources en interne ni les connaissances indispensables à la gestion de la paie.
Vous pouvez donc choisir de déléguer tout ou partie de cette mission. Tout dépend de la taille de votre entreprise, de ses besoins et des exigences inhérentes à votre activité. Le prestataire de paie, comme Altipaie, peut également vous proposer des solutions pour la gestion de vos ressources humaines.
Sur quels critères se baser pour bien choisir son prestataire de paie ?
Les antécédents et le niveau d’expertise de votre prestataire de paie
Dans la mesure où votre prestataire de paie effectue toutes les déclarations sociales et fiscales liées à votre entreprise, il doit fiable. Il est donc important de disposer d’un contrat en bon et due forme c’est-à-dire clair et précis quant au périmètre d’exécution de la prestation, de la nature des services fournis ainsi que les honoraires correspondants.
Dans le cas contraire, les coûts investis et engendrés par des retards de paiement et de déclarations fiscales pourraient avoir des conséquences désastreuses.
Un autre facteur important à considérer avant de choisir votre prestataire de paie est son niveau d’expertise. La procédure de paie est une étape importante pour la société, car elle peut être la cause de rapports conflictuels entre les employés et l’employeur. Chez Altipaie, en tant que prestataire de paie, nous assurons un service personnalisé et nous gérons toutes les étapes de paie.
Dernier élément : la transparence. Vous devez vous assurer de payer le prix juste. Pour cela, demandez un devis pour la prestation souhaitée incluant tous les coûts dont vous avez besoin pour votre contrat.
La prise en compte de vos besoins réels
Le 2e critère est la prise en compte de ce dont vous avez réellement besoin en termes de prestation de paie externalisée.
Votre prestataire de paie doit pouvoir vous proposer :
- Un audit qui recense avec précision les logiciels déjà en place et les améliorations attendues.
- Une solution adaptée et évolutive.
- Des interlocuteurs expérimentés, capables de vous accompagner sur des sujets techniques et juridiques.
La confidentialité et la sécurité des données de vos salariés
Le 20 juin 2018, la France intègre le RGPD (règlement général sur la protection des données) dans son arsenal législatif afin de proposer un très haut niveau de protection des données aux utilisateurs du numérique. Les logiciels de gestion de données qui disposent de celles de vos salariés n’y font pas exception.
Le critère de choix de votre prestataire de paie externalisée doit être une priorité dans ce domaine. Il doit :
- Vous communiquer des accès personnalisés aux données.
- Vous garantir un système sécurisé en toute circonstance.
- Vous assurer une gestion irréprochable (stockage, transfert, sauvegarde).
- Vous certifier un process immédiatement actionnable en cas de fraude ou de cyberattaque.
Chez Altipaie, nous sommes intransigeants sur la sécurité. Tout est mis en œuvre pour lutter contre les fuites. Tous nos process sont validés avec vous et en toute transparence.
Les implications techniques d’un changement au sein de votre entreprise
Les changements au sein d’une entreprise ne sont jamais simples à mettre en place. La résistance des équipes est une composante souvent rencontrée. Si vous voulez l’adhésion de tous, il est donc important d’anticiper et de communiquer en amont et le plus tôt possible des implications engendrées par la mise en place du nouveau système de gestion de paie.
Pour ce faire, votre futur prestataire de paie met en avant :
- Un état des lieux très précis de l’existant.
- Une transparence sur les coûts supplémentaires engendrés par la nouvelle solution.
- Une intégration en douceur de ses interfaces, pour vos collaborateurs comme pour vos outils actuels.
- Des formations pour une transition et une prise en main facile.
Grâce à une bonne communication en interne, le choix d’Altipaie, votre futur prestataire de paie, fera l’unanimité.
Les échanges d’informations avec votre prestataire de paie
Mais cette communication est également valable avec votre prestataire de paie externalisée, notamment les méthodes d’échange et de transmission d’informations. Ce n’est pas au moment de l’émission des fiches de paie ou des déclarations sociales que vous devez savoir comment interagir.
- Avez-vous un interlocuteur dédié ?
- Comment s’organise le transfert de documents et d’informations en cas de démission, de mutation ou d’arrêt maladie, par exemple ?
- Quels sont les rôles de chacun ?
Voici quelques questions importantes à poser à votre prestataire de paie, toujours dans l’optique de fluidifier la relation et éviter les mauvaises surprises. Plus ce dernier sera en mesure de vous répondre avec précision, plus la confiance pourra s’installer durablement.
La paie étant un service stratégique au sein de votre entreprise, le choix d’un prestataire de paie, vous l’aurez compris, ne se fait pas à la légère. Envisager cette alternative, c’est se projeter dans le temps et en confiance. C’est pour cette raison qu’Altipaie vous conseille et accompagne votre changement. Intéressé pour connaître nos services de paie et de RH ? Contactez-nous et discutons de vos besoins !