L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire tous les deux ans entre salariés et employeurs, quelle que soit la taille de l’entreprise. Il a pour objectif de favoriser le développement des compétences des collaborateurs et leurs perspectives d’évolution de carrière. L’entretien professionnel est donc un moment capital dans la gestion des ressources humaines d’une entreprise, puisqu’il est l’occasion de faire un bilan et des projections. Nous vous proposons un guide sur les différentes étapes à suivre pour réussir vos entretiens professionnels.
Ne confondez pas entretien professionnel et entretien annuel
Souvent associés, ces deux entretiens se distinguent pourtant sur leurs enjeux et leurs finalités :
L’entretien annuel est destiné à évaluer la performance des salariés et à définir les objectifs pour l’année à venir. Il peut avoir lieu une fois par an sans caractère obligatoire, sauf pour les accords collectifs. Il s’agit donc d’un échange entre le salarié et l’employeur pour faire le point, discuter des missions, voire de négocier son salaire ou certains avantages.
Depuis 2014 et conformément à l’article L.6315-1 du Code du travail, l’entretien professionnel est obligatoire, tous les deux ans, entre chaque salarié et son employeur. Il a pour vocation de définir les perspectives d’évolutions professionnelles et les formations possibles pour les atteindre. Il fait l’objet d’un document écrit remis au salarié
Tous les 6 ans, un bilan fait un état des lieux récapitulatif du parcours de chacun et permet de s’assurer que les collaborateurs ont pu bénéficier de ces entretiens professionnels.
Phase préparatoire : définir les objectifs et l’introduction
Avant d’entamer l’entretien professionnel, la préparation en amont en allouant du temps à chaque étape clé dans le déroulement de cette conversation est indispensable.
Déterminer les orientations de l’entretien
- Évaluer les compétences et les performances du salarié dans son poste actuel.
- Identifier ses aspirations professionnelles (évolution, mobilité interne, etc.) pour les faire concorder aux besoins de l’entreprise.
- Déceler les besoins de formation ou de perfectionnement pour mener à bien le projet d’évolution.
Organiser le rendez-vous et choisir le cadre
Il est recommandé de programmer l’entretien professionnel suffisamment à l’avance, afin que le salarié puisse s’y préparer et éviter toute surprise. Le choix du lieu doit aussi être pris en considération, nous vous conseillons d’opter pour un endroit calme et adapté aux discussions confidentielles.
Attitude à adopter lors de l’introduction
Il est essentiel d’instaurer un climat de confiance, propice à l’échange et au dialogue dès les premières minutes de l’entretien. Présentez-vous, si besoin, puis recadrez la discussion en rappelant les objectifs et le cadre de cet échange.
Déroulement de l’entretien : conversation ouverte et questions ciblées
Favoriser l’expression du salarié
Lors de l’entretien professionnel, laissez souvent la parole au collaborateur pour qu’il s’exprime librement sur sa situation professionnelle, ses attentes et son ressenti vis-à-vis de son poste actuel ou de son parcours au sein de l’entreprise.
Aborder les sujets sensibles avec tact
Dans certains cas, des critiques constructives peuvent être formulées ou des problèmes rencontrés par le salarié peuvent être abordés. Adoptez une attitude bienveillante et compréhensive afin de pouvoir traiter ces sujets sans heurts.
Poser des questions précises et pertinentes
- Interrogez sur sa perception de son rôle dans l’entreprise.
- Demandez comment il envisage son évolution de carrière.
- Renseignez-vous sur sa satisfaction vis-à-vis des opportunités de formation.
Prise de décisions et pistes d’amélioration
L’entretien professionnel est un excellent outil pour identifier des axes de progression et bâtir ensemble un plan d’action en faveur du développement professionnel du collaborateur.
Identifier les besoins en formation ou accompagnement personnalisé
À partir du diagnostic établi, vous pouvez proposer au salarié des formations spécifiques à son parcours ou des solutions d’accompagnement pour optimiser ses compétences et ainsi contribuer à son évolution au sein de l’entreprise.
Trouver un accord sur les objectifs à atteindre
Pour définir des objectifs concrets et réalistes, la co-construction du plan d’action avec le collaborateur a un impact fort sur sa motivation et son engagement. Ainsi, un accord sera plus facilement trouvé pour la mise en œuvre des différentes actions nécessaires à l’atteinte de ces objectifs.
Suivre les progrès réalisés
Les entretiens professionnels sont également l’occasion de faire le point sur les progrès déjà accomplis par le salarié et de souligner les améliorations constatées depuis la dernière discussion.
Clôture de l’entretien et suivi régulier
Récapituler les points clés abordés
Avant de clore l’entretien professionnel, un résumé des principaux éléments discutés permettra de clarifier les engagements pris de part et d’autre et mettra en lumière les futures étapes à suivre.
Terminer sur une note positive
Même si l’entretien a pu aborder des sujets difficiles ou problématiques, il est important de quitter cette rencontre sur une note optimiste et encourageante pour le collaborateur. Montrez-lui que vous êtes à son écoute et disposé à l’accompagner dans son évolution professionnelle.
Assurer un suivi régulier du plan d’action
Enfin, veillez à mettre en place un système de suivi permettant d’évaluer les progrès réalisés et éventuellement revoir certains objectifs si nécessaire. Le principal enjeu réside dans la capacité à soutenir durablement cette démarche de développement professionnel chez le collaborateur.
En suivant ces différentes étapes, vous serez en mesure de mener efficacement un entretien professionnel bénéfique tant pour le salarié que pour assurer le succès et la pérennité de votre entreprise.
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