Le registre unique du personnel : une obligation légale
Le registre unique du personnel, ou RUP, est un document ou un fichier qui identifie les emplois dans une entreprise. Il conserve l’historique des embauches et des départs, ainsi que les mentions règlementaires concernant les salariés. Sa tenue est une obligation légale pour les employeurs. Qui est concerné ? Quelles sont les sanctions en cas de manquement ? Altipaie répond à vos questions.
Le registre unique du personnel : de quoi s’agit-il ?
Ce registre fait partie des documents obligatoires que doit tenir tout employeur, et ce quelle que soit la taille de son entreprise. Les embauches, les départs, les licenciements, toutes ces informations doivent y figurer dans l’ordre chronologique des entrées de chaque collaborateur, y compris pour les stagiaires.
Si l’entreprise est composée de plusieurs établissements, chacun d’entre eux doit avoir son propre registre. Il assure ainsi la transparence des emplois de l’embauche à la sortie du salarié.
Enfin, le registre unique du personnel doit être consultable par différents organismes comme :
- Le comité social et économique (CSE) ;
- Les délégués du personnel pour les entreprises de plus de 11 salariés ;
- Les agents de l’inspection du travail ;
- Les agents de la sécurité sociale.
Qui est concerné par le registre unique du personnel ?
Toutes les entreprises françaises sont concernées, quelle que soit leur taille et doit être mis à jour régulièrement.
Seuls deux cas de figure échappent à cette obligation :
- Les particuliers employeurs ;
- Les associations qui recourent au chèque emploi associatif.
Il doit être mis à jour régulièrement pour tous les autres membres du personnel, à savoir :
- Les salariés en CDD et CDI ;
- Les salariés de nationalités étrangères ;
- Les salariés intérimaires ;
- Les employés détachés ;
- Les stagiaires,
- Les jeunes en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage ;
- Les volontaires du service civique ;
- Les employés à domicile.
Attention : les stagiaires doivent faire l’objet d’une mention à part dans votre registre et par ordre d’arrivée.
Quelles informations doivent figurer obligatoirement sur le registre unique du personnel ?
Il doit répondre aux obligations règlementaires en vigueur. Hormis les personnes autorisées à sa consultation, toutes les informations devront être confidentielles, inscrites de façon indélébile et par ordre chronologique d’arrivée dans l’entreprise.
Voici les éléments à indiquer :
- Identité du salarié.
- Sexe.
- Date de naissance.
- Nationalité.
- Date d’embauche et de sortie, le cas échéant.
- Emploi.
- Qualification.
- Pour les travailleurs et étrangers et les jeunes de moins de 16 ans, il faut inscrire la date de l’autorisation à l’embauche ;
- Pour les employés intérimaires, indiquez le nom et l’adresse de l’agence d’intérim.
- Pour les salariés étrangers, les informations figurant sur le titre de travail.
- Pour les salariés étrangers détachés, intégrez en annexe la copie de la déclaration de détachement.
Quel est son délai de conservation ?
Il n’est aucunement exigé de suivre un modèle standard concernant le RUP. Il peut être sauvegardé sous format papier ou électronique, à condition de garantir sa fiabilité en cas de contrôle.
Les informations obligatoires doivent être conservées 5 ans après le départ du collaborateur.
Quelles sanctions en cas de manquement à la tenue du registre unique du personnel ?
Puisqu’il s’agit d’une obligation légale pour les entreprises françaises, celles qui ne s’y soumettent pas risquent d’être sanctionnées. En effet, ne pas présenter ce document, ou de façon incomplète, aux administrations, constitue un délit d’entrave à l’exercice des fonctions de leurs agents.
Elles se rendent passibles d’une amende de 4e classe, c’est-à-dire jusqu’à 750 €, et ce autant de fois que le nombre de salariés concernés, et de 3 750 € pour les personnes morales.
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