Vos salariés peuvent être confrontés à des dépenses personnelles liées à leur activité professionnelle. Lorsque ces dépenses sont engagées dans l’intérêt de l’entreprise, c’est ce que l’on appelle les frais professionnels. Vous devez donc procéder à leur remboursement. Or, la gestion de ces frais, éléments variables de la paie, peut se révéler complexe pour une entreprise, nécessitant une stricte conformité aux conditions de remboursement établies par la loi. Qu’englobe exactement la notion de frais professionnels ? Comment fonctionne le remboursement de ces frais ? Et comment s’opérer le calcul de ces dépenses professionnelles ? C’est à ces questions que nous allons répondre dans la suite de cet article.
Frais professionnels : définition
Les frais professionnels sont ces dépenses, engagées dans le cadre de l’activité professionnelle, et qui peuvent être remboursées par l’entreprise. Pour autant, toutes les dépenses ne sont pas considérées comme des frais professionnels.
Sont considérés comme frais professionnels :
- les grands déplacements ;
- les repas ;
- la mobilité professionnelle,
- les frais de transport ;
- le télétravail ;
- les déductions forfaitaires spécifiques.
À la différence des avantages en nature, les remboursements de ces frais ne constituant pas une rémunération d’activité, ils sont exonérés de cotisations sociales CGS-CRDS. Ils figurent comme tels sur les bulletins de salaire.
Les grands déplacements en métropole et en outre-mer
Selon le BOSS, en matière de déplacements, que ce soit en métropole ou en outre-mer, les règles varient.
En France métropolitaine
- Repas : 20,70 € pour les 3 premiers mois, puis 17,60 € du 4e au 24e mois, et 14,50 € du 25e au 72e mois.
- Hébergement et petit déjeuner dans Paris et la petite couronne : 74,30 €, 63,20 € et 52,10 €
- Hébergement et petit déjeuner dans les autres départements : 55,10 €, 46,80 € et 38,60 €
En outre-mer
- Repas : 20 € pour les DROM (départements et régions d’outre-mer) et 24 € pour les COM (collectivités d’outre-mer)
- Hébergement et petit déjeuner : 120 €
Les frais de restauration
Les frais de restauration engagés dans le cadre d’une activité professionnelle peuvent représenter une part significative des dépenses. Là encore, il y a des distinctions selon le type de restauration :
- sur le lieu de travail : 7,30 €
- à l’extérieur des locaux : 10,10 €
- dans les restaurants : 20,70 €.
Les collaborateurs doivent conserver tous les justificatifs, tels que les factures, pour faciliter le processus de remboursement.
La mobilité professionnelle
Lorsqu’un salarié est muté en interne, certains frais engagés par le collaborateur peuvent faire l’objet d’un remboursement sous forme d’allocation forfaitaire. En revanche, d’autres ne peuvent être prises en charge que sur la base de frais réels.
Forfait
- hébergement provisoire et repas (9 mois maximum) : 82,50 € par jour ;
- installation dans le nouveau logement : 1 654 € ;
- indemnité par enfant (3 maximum) : 137,90 €.
Frais réels
- déménagement ;
- mobilité internationale ;
- mobilité métropole – outre-mer et inversement.
Les frais de transport
L’utilisation d’un véhicule personnel pour des déplacements professionnels fait l’objet d’un remboursement selon un barème kilométrique actualisé chaque année et spécifique au type de véhicule (voiture, voiture électrique, deux roues, vélo, etc.).
Les salariés qui souscrivent à un abonnement de transports en commun ou à un service public de location de vélos pour se déplacer sur leur lieu de travail sont pris en charge à hauteur de 50% sur la base du trajet le plus court et d’un tarif de 2e classe.
Les frais de télétravail
Avec l’évolution des modes de travail, le télétravail est devenu une pratique courante. Lorsque le salarié engage des frais engagés pour créer un environnement de travail adéquat à domicile, l’employeur est tenu de lui verser une allocation forfaitaire maximale de :
- 10,70 € par journée de télétravail par semaine ;
- 2,70 € par jour de télétravail et limité à 59,40 € par mois.
Les déductions forfaitaires spécifiques
En fonction de la nature de l’activité, certaines professions bénéficient de déductions forfaitaires spécifiques. Ces dernières ont visé à simplifier la gestion des frais en obtenant des montants forfaitaires fixés par l’administration fiscale.
Il s’agit, par exemple, de déductions spécifiques pour :
- les journalistes indépendants ;
- les artistes ;
- le personnel de l’aviation marchande ;
- les casinos et cercles ;
- etc.
N’oubliez pas de consulter régulièrement les mises à jour législatives et fiscales pour vous assurer de respecter les normes en vigueur et de maximiser les avantages pour votre entreprise. Nous savons que vous êtes confrontés à un environnement complexe. Pour vous faire accompagner, contactez l’un de nos conseillers.